Thiệp mời sự kiện công ty, lễ khai trương: nội dung và cách gửi

Thiệp mời sự kiện doanh nghiệp, từ lễ khai trương, kỷ niệm thành lập đến tiệc tất niên hay hội nghị khách hàng, là ấn tượng đầu tiên khách nhận được về sự kiện. Khác với thiệp cưới, khách ở đây thường bận và nhận nhiều lời mời, nên thiệp cần ngắn gọn, chuyên nghiệp và giúp họ quyết định nhanh.

Thông tin bắt buộc trên thiệp

• Tên doanh nghiệp, logo và tên sự kiện rõ ràng, ví dụ “Lễ khai trương chi nhánh Cần Thơ”.
• Thời gian: giờ đón khách, giờ bắt đầu chương trình chính và thời lượng dự kiến.
• Địa điểm: địa chỉ đầy đủ, tầng, phòng, kèm bản đồ và hướng dẫn gửi xe.
• Chương trình tóm tắt: đón khách, phát biểu, cắt băng, tham quan, tiệc nhẹ.
• Trang phục nếu có yêu cầu.
• Đầu mối liên hệ: tên, chức vụ, số điện thoại.
• Hạn xác nhận tham dự.

Văn phong và mẫu lời mời

Văn phong nên trang trọng, câu ngắn, dùng danh xưng “Quý khách”, “Quý đối tác”. Nếu gửi link riêng cho từng khách, hãy hiển thị tên và chức danh người nhận để lời mời mang tính cá nhân hơn.

Công ty TNHH [Tên công ty] trân trọng kính mời Quý khách đến dự Lễ khai trương [tên cửa hàng/chi nhánh] vào lúc 9h00, Thứ Năm, ngày [dd/mm/yyyy] tại [địa chỉ]. Sự hiện diện của Quý khách là niềm vinh dự đối với chúng tôi.

Kính gửi anh [Tên khách] – [Chức danh], [Tên công ty khách]. Nhân dịp kỷ niệm 10 năm thành lập, Ban Giám đốc [Tên công ty] trân trọng kính mời anh đến dự buổi gặp mặt tri ân đối tác vào lúc 18h00, ngày [dd/mm] tại [địa điểm].

Thân mời toàn thể anh chị em [Tên công ty] tham dự Tiệc tất niên vào lúc 18h00, Thứ Sáu, ngày [dd/mm] tại [địa điểm]. Chủ đề năm nay là “Đêm hội sắc màu”, mọi người chuẩn bị trang phục thật nổi bật nhé!

Gửi khi nào và qua kênh nào?

• Khách VIP, lãnh đạo đối tác: mời trước 2–3 tuần, nên gọi điện hoặc gặp trực tiếp, có thể kèm thiệp in, sau đó gửi thiệp online để tiện tra cứu.
• Khách hàng, đối tác thông thường: gửi thiệp online trước 10–14 ngày qua email, Zalo hoặc tin nhắn.
• Nhân viên nội bộ: gửi qua kênh nội bộ trước khoảng 1–2 tuần.
• Nhắc lịch: một ngày trước sự kiện, kèm thông tin gửi xe và người đón.

Theo dõi xác nhận tham dự và chuẩn bị đón khách

1. Theo dõi danh sách xác nhận để chuẩn bị số ghế, quà tặng và suất tiệc.
2. Gọi điện cho khách quan trọng chưa phản hồi khi còn 3–5 ngày trước hạn.
3. Lập danh sách đón tiếp theo nhóm khách và gửi cho bộ phận lễ tân.
4. Chuẩn bị bảng tên, khu vực check-in và người hướng dẫn tại bãi xe.

Những lỗi nên tránh

• Thiệp đẹp nhưng thiếu giờ kết thúc hoặc chương trình, khiến khách khó sắp xếp lịch.
• Dùng cùng một lời mời cho lãnh đạo đối tác và nhân viên nội bộ.
• Gửi hàng loạt vào nhóm chat chung, không cá nhân hóa.
• Màu sắc, phông chữ lệch khỏi bộ nhận diện thương hiệu của công ty.

ThiệpViệt có mẫu thiệp cho sự kiện và khai trương; mỗi khách nhận một link riêng và có thể xác nhận tham dự ngay trên thiệp.